Как найти среднюю зарплату: инструкция для работодателя

Вопрос «как найти среднюю зарплату» возникает у руководителей и кадровиков постоянно. Банки просят справку о среднемесячном доходе сотрудников для оценки надёжности бизнеса. Росстат требует отчёты с этим показателем. А ещё нужно понимать, не завышен ли фонд оплаты труда, и выдерживаете ли вы среднюю зарплату по отрасли, чтобы удержать ценных специалистов.

В этой статье мы, эксперты кадрового агентства «Р-Кадры», подробно разберём, как найти среднюю зарплату всех сотрудников за месяц и за другие периоды, как рассчитать этот показатель для разных категорий работников и где в программе 1С ЗУП взять готовые цифры. Материал написан с учётом изменений 2025–2026 годов, включая постановление Правительства РФ № 540.

Что такое средняя зарплата и зачем её искать

Средняя зарплата — это усреднённый показатель дохода одного работника за определённый период (обычно месяц, квартал или год). В расчёт берутся все начисления, предусмотренные системой оплаты труда, и делятся на среднесписочную численность сотрудников.

Понимать этот показатель жизненно необходимо для:

• заполнения статистической отчётности (форма П-4, другие);
• расчёта отпускных, командировочных, выходных пособий (хотя там используется средний дневной заработок, база та же);
• обоснования зарплаты перед налоговой и фондами (чтобы не возникло подозрений в «серых» схемах);
• оценки эффективности работы HR-службы и финансовой нагрузки на бизнес.

Кстати, многие руководители путают среднюю зарплату и медианную. Средняя считается арифметически: если у вас пять сотрудников с зарплатой 30 000 и один директор с 300 000, то средняя будет (30к*5 + 300к)/6 = 75 000. Реальный же «типичный» сотрудник получает 30 000 рублей. Медианная зарплата была бы 30 000. Для управленческих решений полезнее смотреть медиану, но для отчётности нужна именно средняя.

Какие данные нужны для расчёта

Чтобы найти среднюю зарплату, вам потребуются два блока информации:

1. Фонд начисленной заработной платы (ФОТ) за выбранный период. Сюда входят: оклады, премии, надбавки, доплаты за сверхурочные, работу в праздники, ночные смены, районные коэффициенты, сдельная оплата, комиссионные, больничные, отпускные (если они начислены в этом месяце). Мы сейчас говорим о статистической средней зарплате, поэтому включаем всё начисленное за период. 
2. Среднесписочная численность работников (ССЧ) за тот же период. Это среднее арифметическое количество сотрудников, которые числились в организации каждый день периода (включая отпускников, больничных, командировки). Не включаются: внешние совместители, декретницы (если не работают неполный день), подрядчики по ГПХ.

Формула простая:

Средняя зарплата за месяц = ФОТ за месяц ÷ ССЧ за месяц

Для периода длиннее месяца (например, квартал, год) формула:

Средняя зарплата за период = ФОТ за все месяцы периода ÷ ССЧ за все месяцы периода ÷ Количество месяцев

Это база. Но на практике возникает много нюансов: что делать с премиями, как учесть недавно принятых сотрудников, где брать эти цифры в 1С? Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Как найти среднюю зарплату всех сотрудников за месяц

Предположим, вы хотите узнать среднюю зарплату по компании за март 2026 года. Шаги:

1. Возьмите начисления по всем сотрудникам за март из бухгалтерской программы (сумма всех зарплат, премий, надбавок, начисленных в марте). Допустим, получилось 2 500 000 рублей.
2. Рассчитайте среднесписочную численность за март. Проще всего: сложите количество работников по табелю за каждый день (включая выходные и праздники) и разделите на количество дней в марте (31). Например, в компании 50 постоянных сотрудников, никто не увольнялся и не принимался, больничные были у трёх человек — они всё равно входят в ССЧ. Получим 50.
3. Делим: 2 500 000 / 50 = 50 000 рублей. Это средняя зарплата одного работника в марте.

Но что, если в течение месяца были приёмы и увольнения? Тогда ССЧ считается детальнее: каждый сотрудник учитывается пропорционально отработанным дням. Например, если человек устроился 15 марта, он даст 0,5 единицы в ССЧ за март (отработал половину дней). Формула сложнее, но современные программы (1С) считают автоматически.

Как найти среднюю зарплату работников отдельного отдела или должности

Часто руководству нужно знать не общую «температуру по больнице», а то, сколько в среднем получают, скажем, инженеры-конструкторы или менеджеры по продажам. Для этого принцип тот же, но выборка ограничивается.

Алгоритм:

• Выгрузите начисления за период по нужной группе сотрудников (по подразделению, должности или списку).
• Рассчитайте ССЧ только по этим сотрудникам (учитывая, что они могли быть в отпуске или на больничном — это не исключает их из численности, но если кто-то принят или уволен в середине периода, считайте пропорционально).
• Разделите ФОТ по группе на их ССЧ.

Пример: в отделе продаж 10 человек, фонд оплаты за апрель 1 200 000 рублей, ССЧ отдела 10 человек. Средняя зарплата продавца = 120 000 рублей. Очень полезно для сравнения с рынком.

Где в ЗУП найти среднюю зарплату

Ключевой запрос многих бухгалтеров и кадровиков — где в ЗУП найти среднюю зарплату по компании или по сотрудникам. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) есть несколько стандартных отчётов, которые дадут вам готовые цифры.

Отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам»

Путь: «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Анализ зарплаты по сотрудникам». Этот отчёт покажет начисления каждому сотруднику за выбранный период. Вы можете сгруппировать его по подразделениям, должностям, а также вывести итоговую сумму. Чтобы получить среднюю, нужно:

• Сформировать отчёт за нужный месяц (или год).
• Выгрузить в Excel.
• Добавить столбец «Средняя» = Сумма начислений / Количество сотрудников (или использовать функцию СРЗНАЧ).

Но есть и более прямой путь.

Отчёт «Свод начислений и удержаний»

Этот отчёт даёт общую картину по всей компании: фонд зарплаты, средний размер начислений на одного сотрудника (иногда программа сама рассчитывает среднюю). Находится там же, в разделе «Отчёты по зарплате». Рекомендуем пользоваться именно им.

Регистр «Сведения о начислениях и выплатах»

Для продвинутых пользователей: можно использовать универсальные отчёты по регистру «Начисления», задав нужные измерения (сотрудник, подразделение) и ресурсы (сумма). Это даст максимальную гибкость.

Важно: в 2026 году ЗУП должен быть обновлён до версии, учитывающей постановление № 540. Если вы видите расхождения между ручным расчётом и данными программы — проверьте, какие виды начислений включены в базу для среднего заработка (в настройках программы). По новым правилам в расчёт должны попадать все денежные поощрения, регулярные надбавки.

Расчёт средней зарплаты за период с учётом премий и неполного месяца

Теперь о сложных моментах, на которых часто спотыкаются.

Как быть с премиями

Если вы считаете среднюю зарплату за месяц, в котором начислена ежемесячная премия, — включайте её в ФОТ полностью. Если премия квартальная или годовая, её нужно распределять по месяцам. Например, квартальную премию за I квартал в 30 000 рублей, начисленную в апреле, вы не можете включить только в апрельскую среднюю — это исказит картину.

Для корректного расчёта фонда оплаты труда за квартал вы включаете премию в тот месяц, когда она начислена, но для анализа лучше брать период, совпадающий с премиальным (квартал). В отчётности по труду (форма П-4) квартальные и годовые премии включаются в фонд того месяца, когда они начислены, но при расчёте средней за квартал это допустимо.

Не полностью отработанный месяц

Если сотрудник принят или уволен в середине месяца, он включается в ССЧ пропорционально отработанному времени. Формула ССЧ за месяц: сумма календарных человеко-дней-явок, то есть суммы всех дней, когда сотрудники приходили на работу и приступали к своим обязанностям, делится на количество календарных дней в месяце.

Для практики проще использовать данные из отчёта «ССЧ», который автоматически формируется в 1С (путь: «Отчётность» → «Справки-расчёты» → «Среднесписочная численность»).

Если в компании есть внешние совместители

Они не входят в ССЧ организации. Но если вам нужно оценить общую нагрузку на ФОТ с учётом совместителей, считайте их отдельно. Для штатных совместителей (внутренних) они уже учтены как 1 человек (поскольку один сотрудник не может быть дважды в ССЧ). Его зарплата по двум должностям суммируется.

Нестандартные ситуации: командировки, отпуска, больничные

Важно понимать: при расчёте статистической средней зарплаты (для отчёта) полностью учитываются и командировки, и отпуска, и больничные — потому что эти дни входят в календарное время, и начисления за них (кроме больничных) входят в фонд зарплаты. Больничные пособия не входят в фонд зарплаты, это социальные выплаты. Поэтому если в каком-то месяце у многих сотрудников были больничные, средняя зарплата может снизиться — это нормально.

А вот при расчёте среднего заработка для конкретных выплат (отпускные, командировочные) исключаются периоды, когда сотрудник получал средний заработок (командировки, отпуска) и больничные. Но это уже другая задача, не про нахождение средней зарплаты по предприятию.

Изменения в расчёте среднего заработка с сентября 2025 года

Постановление Правительства РФ № 540 от 12.05.2025 внесло важные поправки в Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Хотя оно в первую очередь касается расчёта среднего заработка для отпускных, командировок и т.д., оно повлияло и на то, какие выплаты учитываются в составе заработной платы в целом. Основные новшества:

• Чётко прописано, что все денежные поощрения, предусмотренные системой оплаты труда, должны входить в расчёт. Раньше были споры по поводу разовых премий.
• Уточнён порядок учёта надбавок, не привязанных к окладу (например, за стаж, выслугу лет). Они теперь включаются в базу для расчёта среднего заработка без дополнительных условий.
• Если оклад повышается, коэффициент индексации применяется ко всем выплатам, предшествующим повышению (ранее были разночтения для представительств).

Для вашей задачи — как найти среднюю зарплату по организации — эти изменения означают, что вы должны включать в фонд оплаты труда все денежные вознаграждения, в том числе разовые поощрения, если они предусмотрены локальными актами. Исключение — материальная помощь и социальные выплаты (оплата проезда, питания, путёвок и т.д.).

Частые ошибки и как их избежать

Мы собрали типичные ошибки, которые допускают специалисты при расчёте средней зарплаты.

• Включение в ФОТ больничных и пособий. Это социальные выплаты, которые не относятся к оплате труда. Их нужно исключать.
• Использование списочной численности вместо среднесписочной. Списочная численность на конкретную дату не подходит, нужна средняя за период.
• Неправильный учёт новых сотрудников. Новичок, отработавший только 1 день в месяце, прибавляет к ССЧ не 1, а 1/30. Без учёта этого показателя средняя зарплата занизится.
• Игнорирование премий. Если вы считаете среднюю за квартал, а квартальную премию начислили в следующем месяце, то в квартальный ФОТ она не попадёт. Нужно либо пересчитывать, либо принимать как особенность периода. В статистическом учёте премия относится к месяцу начисления, поэтому для сопоставимости лучше брать годовые показатели.
• Путаница между средней зарплатой и медианной. Для отчётов важна именно средняя, хоть она и может быть искажена высокими зарплатами руководства. Если вам нужна реалистичная оценка по рядовым сотрудникам, рассчитывайте среднюю без учёта топ-менеджмента.

Как использовать полученные данные на практике

Зная среднюю зарплату по компании, вы можете:

• Сравнить её с отраслевыми показателями (например, по данным Росстата или зарплатным обзорам). Это поможет обосновать уровень зарплат перед инвесторами.
• Проанализировать динамику: рост фонда оплаты труда не всегда означает рост благосостояния каждого сотрудника, возможно, вы просто наняли больше людей.
• Подготовить ответы на запросы банков и госорганов. Многие банки требуют справку о среднемесячной зарплате сотрудников (форма по требованию).
• Выявить перекосы: если средняя зарплата продавцов сильно ниже рынка, готовьтесь к текучке.

И помните, что средняя зарплата — это управленческий инструмент, но не единственный. Для детального анализа используйте медиану, процентили, разбивку по грейдам.

Заключение

Мы подробно разобрали, как найти среднюю зарплату всех сотрудников, работников отдельных подразделений, а также где в 1С ЗУП найти эти показатели. Надеемся, наша инструкция поможет вам избежать ошибок и сэкономить время.